活動策劃公司團隊的組織架構
2013-01-23 16:41:34
有句老話說得好：“看花容易繡花難”，用在活動行業再貼切不過了，因為活動行業的特殊性，決定了它需要一個系統的、有組織和訓練有素的團隊互相協作配合才能漂亮的完成。除了要通過人員優勢的重新組合之外，系統化的、差異化的團隊組織機構設置也是非常重要的一環，好的團隊組織機構能夠使團隊的各部門中的每個部門都能各司其職，真正做到“人盡其才，物盡其用”。如果說人員優勢的重新組合，說的是一種人員選擇的重要性，那么系統化、專業化、差異化的團隊組織機構設置, 則是介紹一種人員選擇以及重組的方式。
首先以我們正在籌備的某大型國際比賽開閉幕式為例，來說明團隊中的組織架構：
圖：某大型國際比賽開閉幕式組織架構
上面的結構圖是根據活動各版塊的功能來設置的，功能型管理結構側重的是整個團隊各個部門在整個活動中所擔當的角色和所要承擔的責任，大家共同組成一個統一的整體，其中的每一個環節都不可或缺，共同組成活動這個系統。
另一種組織結構的設置是把活動項目的不同方面組成既獨立又相互關聯的部門。比如在多個地點進行的賽事中，其組織機構可能選擇由不同的分賽區執行組來分別組織各個地方的比賽。這種結構的好處是可以讓個人及群體更直接地與某個具體的任務聯系起來，同時也有利于各群體之間的溝通與合作，這種管理結構的工作重點是團隊的協調問題。
我們舉2005年“超級女聲”分賽區海選及晉級賽為例：
超女總導演
圖：2005年“超級女聲”分賽區海選及晉級賽組織結構
以項目為基礎的衍生結構強調的是一個項目由各個小團隊分工負責，以分賽區作為分類標準，每個團隊都有完整的功能部門，所謂的麻雀雖小五臟俱全的功能管理結構。
還有一種情況就是資源整合和外包時候的管理模式，但是正像我們前面說的，
圖：資源整合和外包時候的管理模式
這種部分外包的模式可能也是未來活動運營公司發展的趨勢，過去幾年我們也做過很多嘗試，一方面把類似燈光、音響、舞臺、餐飲等外包，可以找到更專業的團隊來做專業的事情，更重要的是可以節省成本，因為人力成本往往是活動運營公司固定成本中的大頭，而外包恰恰可以把這種成本分攤給別的公司，從而規避公司人員膨脹的風險。
